FIRMA DIGITALE – Bilanci e atti societari solo per via telematica

Dopo due rinvii, dal 1° Luglio 2003 è entrato in vigore il sistema per l’invio telematico delle pratiche al Registro delle Imprese: tutte le società sono obbligate a presentare le istanze e le denunce agli uffici del Registro delle Imprese della Camera di Commercio utilizzando il dispositivo di firma digitale (Smart Card) esclusivamente su supporto informatico (attraverso il programma FEDRA) o per via telematica.
In sostanza, per inviare le pratiche al Registro, tutti i soggetti obbligati non potranno più utilizzare la modulistica cartacea ma dovranno utilizzare obbligatoriamente i modelli informatici conformi alle specifiche tecniche approvate dal Ministero delle Attività Produttive.
Entrato a regime, il sistema della pratica telematica mostrerà tutti i suoi vantaggi: semplificazione degli adempimenti, riduzione dei costi e dei tempi di lavoro, velocizzazione dei tempi della pubblicità legale, trasformazione dello sportello fisico in sportello virtuale.
Per inviare telematicamente le pratiche al Registro Imprese occorre essere in possesso di precisi requisiti hardware e software, in modo tale che il formato dei documenti informatici rispetti determinati standard di sicurezza e leggibilità, tali da garantire che il documento informatico arrivi a destinazione integro.
Inoltre il legale rappresentante della società deve richiedere alla Camera di Commercio il rilascio della smart card: è una carta personalizzata contenente un microprocessore e dotata di un codice segreto che al suo interno racchiude un dispositivo di firma sicuro. Oltre alla memoria contiene anche un meccanismo in grado di criptare i documenti e di caricare al suo interno dei programmi. L’utente, utilizzando la propria carta, può apporre la propria firma digitale (che non va confusa con la firma autografa scannerizzata e conservata come immagine) su un qualsiasi documento informatico e questa risulterà legata indissolubilmente da un lato al soggetto sottoscrittore e dall’altro al testo sottoscritto.
Le Associazioni di categoria svolgeranno un ruolo significativo nella gestione del registro telematico, in particolare per quelle ipotesi di iscrizione, denuncia o trasmissione di atti che non sono connesse all’attività notarile, tra le quali si evidenziano l’iscrizione e la nomina di amministratori e sindaci, il deposito di bilanci ed elenco soci, la cancellazione della società, la denuncia di inizio attività, le variazioni di attività, l’apertura, la modifica e la chiusura di unità locale.
Gli uffici dell’Associazione sono comunque a disposizione per ogni chiarimento in merito.