VICENZA IN PRIMA FILA NELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Dalla carta al bit, dal postino che passa per le case in sella al motorino alla telematica, che trasferisce i documenti da computer a computer in un batter di ciglio. E’ la rivoluzione della posta elettronica certificata Legalmail, un servizio messo in campo da Infocamere e che è partito per la prima volta in Italia proprio a Vicenza. Per spiegare i vantaggi e gli aspetti legali della posta elettronica certificata, l’Ascom di Vicenza ha organizzato nella giornata di ieri (1 febbraio) un convegno, che ha visto la partecipazione di numerose imprese del commercio, del turismo e dei servizi.
E che a Vicenza ci sia particolare attenzione per la e-mail a valore legale lo dimostra il fatto che in provincia sono già più di 400 le imprese che si sono dotate di una casella di posta elettronica certificata. Tra questi utenti, anche l’Ascom di Vicenza che, come ha dichiarato in apertura dell’incontro il direttore Andrea Gallo “sta già utilizzando la legalmail, ovvero il sistema di InfoCamere per la trasmissione sicura dei documenti informatici” e che in favore delle aziende associate “ha già operativo il servizio di attivazione, direttamente presso le sedi provinciali e mandamentali dell’Associazione”. “Questo impegno concretizza ancora una volta - ha aggiunto Gallo - la volontà di mettere a disposizione delle nostre imprese gli strumenti di gestione più innovativi, di cui la legalmail è un esempio evidente”.
“Si tratta – ha poi sottolineato Gallo – di un’applicazione pratica di quanto la tecnologia è oggi in grado di offrirci per semplificare la vita di tutti noi, in questo caso delle imprese, che devono gestire una mole notevole di documenti relativi alla loro quotidiana attività. Questo nuovo servizio permetterà di conferire al messaggio di posta elettronica, un valore legale, al pari di una raccomandata con avviso di ricevimento, utilizzando gli strumenti di posta elettronica che ormai tutti conosciamo. In pochi minuti potrà essere consegnato il documento al destinatario con risparmio di tempo e di denaro rispetto alla normale corrispondenza”.
L’incontro ha avuto come relatori, Enrico Spataro, funzionario della CCIAA di Vicenza, Massimiliano Nicotra, consulente legale di Infocamere e Maurizio Vegoscocco, Funzionario Infocamere. Ognuno ha approfondito alcune delle applicazioni pratiche relative alla formazione, la trasmissione e la validazione della posta elettronica certificata come, ad esempio, la fatturazione elettronica e la conservazione ottica dei documenti che, grazie all’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette di archiviare documenti in formato digitale, garantendone l’integrità, l’autenticità e la disponibilità nel tempo.
Insomma, la Legalmail permette alle aziende di disporre di uno strumento innovativo, destinato a cambiare le abitudini in azienda con tempi di gestione dell’attività decisamente più ridotti, con conseguenti benefici in termini di risparmio di tempo e di costi. “In pratica – ha spiegato Enrico Spataro -, utilizzando i normali strumenti di posta elettronica e una casella e-mail di un dominio certificato, si possono inviare o ricevere documenti con valore legale. Il messaggio di PEC (posta elettronica certificata), infatti, una volta spedito, fornisce certezza legale sul mittente che l’ha inviato, sulla data e sull’ora di spedizione, sul ricevimento da parte del destinatario, sull’integrità del messaggio. Ciò perché mittente e destinatario sono identificati dal codice fiscale, mentre il gestore di un dominio Pec deve avere tutta una serie di mezzi tecnici in grado di garantire la tracciabilità del messaggio e la sua assoluta integrità”. In questo modo l’e-mail certificato equivale in tutto e per tutto ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, con un vantaggio in più: “Una recente sentenza della Corte di Cassazione – ha spiegato Spataro – ha sostenuto che la sola ricezione della busta raccomandata da parte del destinatario non costituisce prova della ricezione del contenuto. La raccomandata perde così efficacia. Ciò non vale invece per un messaggio Pec, perché ad essere certificato, in questo caso, è anche il contenuto del messaggio stesso”.
E per i documenti che necessitano di firma autografa? Nessun problema: il servizio di Legalmail si completa con la firma digitale.
Le possibili applicazioni della Legalmail per le imprese sono legate alla trasmissione certificata dei documenti come fatture, ordini, contratti, ma sono possibili ben altre opportunità che avvantaggiano l’azienda in termini di tempo e costi, come ad esempio, nella gestione dei rapporti con le pubbliche amministrazioni o con i legali, oppure nella gestione delle “reti” riguardanti gli agenti e i rappresentanti, i responsabili commerciali o le reti di franchising. “I risparmi in termini di costi sono subito quantificabili – ha affermato Spataro – una raccomandata costa mediamente 3,20 euro, oltre che il tempo perso per andare in posta. Una Legalmail costa al massimo 0,35 euro, senza contare che con la posta elettronica si possono fare invii plurimi di un singolo documento”.
Dunque largo alla Legalmail per tutti gli utilizzi? Non è proprio così, come ha spiegato Massimiliano Nicotra in un intervento che ha illustrato tutti gli aspetti legali di questo strumento, affrontando anche argomenti quali la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.
“Dato il valore legale di un messaggio di posta elettronica certificata, si sono volute inserire alcune limitazioni. Non è che una volta attivato questo tipo di casella chiunque ci può spedire a suo piacimento delle Legalmail. Nell’utilizzo tra privati, ad esempio, l’uso di legalmail deve essere espressamente dichiarato per ogni singolo rapporto”. In sostanza tra due privati deve esserci l’espresso consenso di usare la Legalmail per comunicazioni relative a quel particolare contratto stipulato. Discorso diverso per i rapporti tra imprese: la Legalmail potrà essere utilizzata senza limitazione una volta che questa possibilità sia espressamente dichiarata all’atto dell’iscrizione nel Registro imprese. E’ certo comunque che Legalmail sarà molto utile nei rapporti tra i privati e la pubblica amministrazione: attualmente ci sono varie normative e direttive che richiedono alle P.A. di dotarsi di posta elettronica con valore legale, pubblicando il relativo indirizzo nell’indice della P.A. (www.indicepa.gov.it). Lo ha fatto, a Vicenza, la Camera di Commercio. Lo ha fatto la Provincia, che ha fornito le caselle Legalmail a tutti i comuni per comunicare in modo veloce e “certificato”. Lo faranno, tramite l’Associazione Commercianti, tante imprese del terziario che in questo modo potranno servirsi di uno strumento efficiente ed efficace per le proprie comunicazioni che necessitano di valore legale.